员工不愿提建议,是公司文化生了病

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员工不愿提建议,是公司文化生了病

图片来源:视觉中国

文 | 马里兰大学史密斯商学院管理与组织学副教授 苏布拉·坦吉拉

员工若坦诚提出建言,公司就会受益。如果员工觉得能自在坦率地发表意见、建议或顾虑,组织就更善于处理威胁与机会。

但是员工常会保持沉默,不说出意见、顾虑或想法。关于原因,大致有两种观点:其一是性格因素,认为这些员工天生就没有挺身而出、针对重大议题建言的倾向,他们可能太内向或害羞,以致无法向团队有效表达他们的看法。根据这种观点而产生的解决方案,是要雇用性格积极主动的员工,以及比较愿意向位高权重的人说出真相的员工。

相反地,情境观点则主张,员工没有发言,是因为他们觉得工作环境不利于这么做。他们可能害怕会因为挑战上司,而付出巨大的社会成本。

这种观点引发人们提出一些解决方案,致力让主管创造合适的社会规范,以鼓励员工说出顾虑,不必害怕受到处罚。

这两种观点并非互相排斥,但我们想测试哪一种比较重要:如果性格是预测员工是否建言的主要指标,情境因素就不应太重要。这表示天生倾向建言的员工,也会是最常建言的人。

员工不愿提建议,是公司文化生了病

相反地,如果情境或环境是促使建言的主要推动因素,那么员工性格就比较不重要,也就是说,无论员工的潜在性格为何,如果工作环境鼓励建言,他们都会发表意见,而环境若是不鼓励这么做,他们就会保持沉默。

这项研究中,我们收集了2014年马来西亚一家制造工厂的意见调查资料。

我们调查了291位员工和他们的主管(总共来自35个团队)。我们询问员工,他们天生习惯在环境中寻找机会的可能性有多大(心理学中称为“趋近导向”,approach orientation)——我们用这一点来评估他们是否具备发言倾向的性格。我们也询问他们,建言是否是他们日常工作要求的一部分,以及是否会得到奖励或惩罚——我们用这一点来评估与工作环境有关的情境规范。每位员工都以经过验证的指标,为自己的趋近导向和工作期望评分。我们也请每个团队的主管,为他们团队中每位员工的发言频率评分。

这家公司负责制造和销售肥皂、洗涤剂以及其他家用清洁产品,员工经常碰到一些情况,迫切需要他们提出有关目前工作营运方式的问题。例如,员工可以提议堆叠原物料的新方式、改善设备摆放位置,或是调整换班时的方式。他们也可以指出某些问题,例如安全装置不够完善,或是在生产区违反标准作业程序等。

我们分析资料时发现,性格与环境都会显著影响员工发表想法或顾虑的倾向。高趋近导向的员工,往往会寻找机会并承担较多风险,比低趋近导向的员工更常发表想法。而认为自己必须提供想法的员工,比起没有把这视为工作一部分的员工,更常开口。

但我们发现,对于员工在工作时是否愿意建言,强大的环境规范胜过了性格的影响力。即使是低趋近导向的人,当他们认为工作强烈要求他们建言,他们就会发表想法。而高趋近导向的人,当他们认为公司不鼓励建言或是会受罚,就比较不会说出自己的担忧。我们的资料更支持情境观点,而非性格观点。

这项发现显示,如果你希望员工开口,工作环境和团队的社会规范很重要。

即使是比较倾向会提出想法和建议的人,如果害怕被贬低或受惩罚,也可能不会开口。另一方面来说,鼓励和奖励建言,可以让更多人这么做,即使他们的性格比较会回避风险。

我们也发现,环境会影响员工建言的方式。员工以两种不同方式建言,一种是指出工作可以改进的领域,另一种是诊断出组织的潜在威胁,指出可能危及安全或营运的不良行为。我们发现,如果工作规范鼓励发现潜在威胁或问题,员工会比较常提起与违反安全规定,或是与违反既定工作实务有关的问题。但是如果这些规范鼓励改进和创新,员工就比较常提出有关重新设计工作流程的想法,而这些想法能推动生产区的创新。

这表示,工作规范不只可以鼓励所有员工提出建言,还可以让他们的发言集中在组织面临的特定问题上。工作情境重视创新的主管,可以打造一种环境,特别鼓励员工提出可带来新的成功机会的想法,如此主管就会更成功。另一方面,工作情境认为可靠性很重要的主管,则可打造一个环境,让员工致力于预测及提出可能阻碍或破坏营运的潜在威胁,如此一来主管也会更成功。

虽然我们发现有说服力的证据支持情境观点,足以说明员工为何发言或不发言,但我们的研究还是有限制。例如,这项研究是在东亚进行,当地人恪守集体主义的文化价值观,社会规范在当地的作用,可能大于重视个人主义的西方世界。尽管有这项警告,我们的研究显示,如果你希望员工畅所欲言,贡献想法与意见,你就应该积极鼓励这项行为,并且奖励这么做的人。

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来源:家族企业杂志

原标题:员工不愿意建言,是公司文化的错

最新更新时间:01/04 20:03

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